Pentru exemplificarea si utilizarea operatiilor folosite in cadrul obtinerii si administrarii unei baze de date vom folosi aplicatia Microsoft Access al pachetului de programe Microsoft Office.

Lansarea in executie se face utilizand butonul START - Programs - Microsoft Access. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Astfel avem posibilitatea de a ne crea o noua baza de date in doua moduri: o baza de date goala sau o baza de date folosind vrajitorul. Pentru inceput vom alege o baza de date goala (Blank Access database).

Selectam Database (prin dublu click), urmand apoi sa specificam unde vom salva baza de date pe disc si cu ce nume

O baza de date poate cuprinde tabele, interogari, rapoarte etc. Un rol important este jucat de tabele si relatiile dintre acestea.

Dupa ce am salvat baza de date pe disc, ecranul va avea urmatoarea forma:

Avem astfel posibilitatea de a crea tabele. Tabelul contine campuri (FieldName). Se vor specifica numele campurilor si tipul datei specific fiecarui camp in parte. Dupa ce au fost introduse toate campurile tabelui acesta se va salva cu un nume. Acest nume va fi folosit pentru identificarea tabelelor in momentul realizarii interogarilor si a legaturilor dintre tabele.

Introducerea datelor in tabele se poate face fie direct <Open> sau prin intermediul unui formular. Daca utilizam prima metoda, selectam tabelul si apoi click pe butonul Open

In continuare ne vom ocupa de cereri (interogari) si vizualizarea de rapoarte.

Exista cazuri cand dint-run tabel ne va interesa numai anumite campuri pe care vom dorii sa le tiparim (pe ecran sau la imprimanta) sau capuri care se vor combina cu alte campuri existente in alte tabele. Acest lucru poate fi relizand utilizand o componenta interogare (Queries).

Pentru a realiza o interogare se urmaresc urmatorii pasi:

1. Selectare optiune Queries
2. Din fereastra Show Table se selecteaza tabelele care participa la interogare si se apasa apoi butonul Add. Dupa ce au fost adaugate tabelele se apasa butonul Close
3. In campurile interogarii se vor indica numai acele campuri din tabele (care participa la interogare) de interes
4. Se salveaza interogarea

Exemplu

Avem o baza de date care contine initial doua tabele: tabel1(id, nume) si tabel2(id,profesia). Campul id reprezinta cheile tabelelor (cheia identifica in mod unic un tabel). Se doreste vizualizarea numelor si a profesiei. Acest lucru se poate realiza printr-o cerere (Queries). Astfel urmarindu-se pasii de sus se va obtine cererea dorita rezultan tabela interogare(nume, profesia).

Ca si in cazul tabelelor pentru estetica putem vizualiza interogarea prin intermediul unor forme.

Astfel putem realiza un formula urmarind urmatorii pasi:

1. Selectare optiune Forms
2. Din Forms se alege Create form by using wizard
   
   
   
   
3. Se selecteaza tabelul sau interogarea (Tables/Queries)
4. Se selecteaza campurile din panoul din stanga corespunzatoare tabelului sau interogarii selectate. Aceste campuri se muta in panoul din dreapta, acestea fiin acele campuri care vor fi cuprinse in formular.
5. Se alege un tip de formular, un nume si apoi se apasa butonul Finish.
   
   
   

Daca se doreste tiparirea datelor atat pe ecran cat si la imprimanta se foloseste optiunea Reports.

Urmarind un set de pasi asemanator realizarii unui formular, se poate obtine un raport astfel:

1. Selectare optiune Reports
2. Din Forms se alege Create form by using wizard
3. Se selecteaza tabelul sau interogarea
4. Se selecteaza campurile care dorim sa le tiparim (din tabel sau interogare) din panoul din stanga si se muta in panoul din dreapta
5. Se alege un tip de raport, se specifica un nume si apoi se apasa butonul Finish

Datele cuprinse atat in tabele, interogari cat si rapoarte pot fi sortate dupa anumite criterii (crescator, descrescator).

Exemplificam in exemplul nostru, pentru tabela interogare. Se observa ca exista un atribut Sort care poate lua doua valori: Crescator si Descrescator